Open Position Assistent/a General i dels Serveis Generals de l’IFAE

Sobre l’IFAE:

L’Institut de Física d’Altes Energies (IFAE) és un consorci públic entre la Generalitat de Catalunya i la Universitat Autònoma de Barcelona (UAB). L’IFAE es va crear formalment l’any 1991, mitjançant el Decret número 159/1991. Tal com recullen els seus Estatuts, l’objectiu principal de l’IFAE és fer recerca i contribuir al desenvolupament de la física d’altes energies des del punt de vista teòric, experimental i tecnològic.

Objectiu del lloc de treball:

Persona que dona suport en l’àmbit de l’assistència general administrativa, i dels serveis generals als diferents nivells (espais i persones) de l’organització, de manera dinàmica resolutiva polivalent, orientada al detall, donant un suport operatiu en un entorn de col·laboració en un centre de recerca científic en física d’altes energies, duent a terme l’assistència directa al personal visitant i a les necessitats als espais i llocs de treball.

Funcions del lloc:

• Gestió administrativa:

  • Redacció i gestió de documents, informes i correus electrònics de la bústia de serveis generals.
  • Organització i manteniment de bases de dades i arxius.
  • Tramitació de factures i seguiment de pagaments (si s’escau)

• Planificació i organització:

  • Coordinació d’agendes i programació de reunions, sales.
  • Preparació de materials per a presentacions i esdeveniments.
  • Suport logístic en viatges, reserves i esdeveniments empresarials per la Direcció.

• Atenció al client intern/extern i comunicació:

  • Atenció telefònica i resposta a consultes de clients o col·laboradors, i/o dintre de l’entorn universitari.
  • Servei d’assistència.
  • Manteniment d’una comunicació fluida amb els diferents departaments de l’organització.
  • Ser la persona responsable d’assignar els espais de treball, l’ordre i ajustar a les necessitats, amb l’aprovació de Direcció.

• Suport operatiu:

  • Assistència a la direcció o equips en tasques puntuals.
  • Col·laboració en projectes específics segons les necessitats de l’empresa.
  • Suport logístic i operatiu:
  • Preparació i muntatge de sales per reunions, conferències o esdeveniments científics.
  • Gestió de materials i equipaments necessaris per a activitats de recerca i formació.
  • Distribució de correspondència i documentació interna entre departaments.

• Manteniment i supervisió d’instal·lacions:

  • Verificació i manteniment bàsic de l’ordre i neteja en zones comunes i laboratoris.
  • Coordinació amb els serveis de manteniment extern per a reparacions o millores.
  • Supervisió i control de l’estat dels equips d’ús comú.
  • Gestió del servei de reciclatge amb proveïdors i coordinar-se amb l’activitat dintre de la Universitat.

• Gestió d’inventaris:

  • Inventari: alta/baixa, i seguiment
  • Control i reposició de materials d’oficina, laboratoris i subministraments diversos.
  • Seguiment de comandes i control d’estocs relacionats amb el material d’oficina i de serveis generals.

• Atenció i suport al personal del centre:

• Assistència puntual a investigador@s i altres treballadors en tasques operatives.

• Orientació i acompanyament de visitants o col·laboradors externs.

• Resolució de necessitats logístiques del dia a dia.

• Persona de contacte i de referència.

• Col·laboració en la gestió de la seguretat:

  • Suport en l’aplicació de protocols de seguretat a zones sensibles com laboratoris.
  • Gestió de l’accés als espais de l’Institut
  • Informar sobre incidències o anomalies detectades.
  • Vetllar per l’aplicació de la normativa en prevenció de riscos laborals.

• Altres tasques relacionades amb el lloc dintre de la categoria.

Formació Acadèmica:

• Formació en gestió administrativa o estudis relacionats.
• Domini de les eines: Microsoft office, Google, gestors de mail i altres programes d’ofimàtica similars.
• Experiència prèvia en tasques similars (valorable en centres de recerca o entorns acadèmics).
• Experiència provada en temes de serveis generals
• Experiència provada en temes d’assistència a gerència i/o direcció
• Experiència provada en prevenció de riscos laborals en oficines.
• Coneixements d’ús d’equipaments d’oficina i manteniment
• Coneixements de gestió d’agendes, visites, etc.
• Capacitat per realitzar treball físic moderat (transport d’equipament o mobiliari si s’escau esporàdicament respectant sempre la normativa en matèria preventiva)
• Domini dels idiomes: català castellà i angles

Formació complementària:

• Formació superior a la requerida de Grau Universitari en Finances, RRLL o similar
• Experiència provada superior a la requerida
• Experiència prèvia en tasques similars (valorable en centres de recerca o entorns acadèmics).
• Formació complementària en seguretat d’oficines i de prevenció de riscos

Idiomes:

• Català: nadiu /alt
• Castellà: nadiu/ alt
• Angles: mig/alt

Competències i habilitats:

• Proactivitat i resolució de problemes.
• Capacitat de treballar en equip i d’adaptació.
• Discreció i confidencialitat.
• Capacitat de comunicació efectiva i tracte amable
• Habilitats organitzatives, de gestió del temps i planificació
• Iniciativa
• Capacitat d’organització i planificació.
• Habilitats comunicatives i de treball en equip.
• Flexibilitat i adaptabilitat a les necessitats del centre.

S’ofereix:

• Contracte de Treball Indefinit amb període de prova segons categoria.
• Categoria professional: Tècnic/a d’administració nivell 1.
• Jornada laboral 40h setmanals.
• Possibilitat de treball a distància alguns dies, en coordinació amb el Gerent i/o l’administració.
• Pertànyer a una empresa pública catalana al Departament de Recerca i Universitats, sent un Institut de Recerca de referencia mundial en Física.
• Participació en xarxes de recerca.
• Interessant paquet de política de conciliació.

Procés de selecció

Les persones que hi estiguin interessades hauran de fer arribar a rrhh@ifae.es un correu electrònic, indicant a l’assumpte la referència de la plaça (IFAE2025/04_ Assistent/a General_Adm), amb un currículum actualitzat i una carta de motivació, així com aquella altra documentació que considerin oportuna. L’enviament del correu electrònic implica la lectura i l’acceptació de l’avís legal que figura al web de l’IFAE (https://www.ifae.es/about/legal-warning ) .

Un comitè de selecció avaluarà les propostes rebudes acord amb els criteris indicats en aquest anunci i resoldrà una proposta d’adjudicació en un termini no superior als 15 dies. D’acord amb la normativa que regula el règim jurídic del sector públic, tindran prioritat els candidats que, complint els requisits indispensables, tinguin una relació laboral vigent amb alguna de les administracions del consorci (Generalitat de Catalunya i Universitat Autònoma de Barcelona).

IFAE és una institució compromesa amb la igualtat d’oportunitats, la diversitat al lloc de treball i la integració social de persones amb alguna discapacitat. Encoratgem a presentar les seves candidatures especialment a les persones que formin part de grups habitualment infrarepresentats al mercat laboral en general i a les ciències i enginyeries en particular, com a dones, minories, o persones amb alguna discapacitat.

Termini de presentació: Des de la publicació d’aquesta oferta fins a cobrir la plaça.